KVKK aydınlatma metniBilgilendirme, süreç bazında.

Veri sorumlusu ve kapsam

Veri sorumlusu

Otelsan Otel Ekipmanları ve Mimarlık Hizmetleri Anonim Şirketi

Adres

Üçevler Mahallesi Coşkun Sokak No:9, İnci Plaza Kat:1 Ofis:10, Nilüfer / Bursa / Türkiye

E-posta

info@otelsan.com.tr

Web sitesi

otelsan.com.tr

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında; web sitesi iletişimi, proje başvuruları, isteğe bağlı dosya paylaşımı ve bülten kaydı için düzenlenmiştir. Çalışan, tedarikçi veya satış sonrası süreçlerin tamamı için tek bir genel rıza metni değildir.

Yayın öncesi içerik taslağı. Hizmet sağlayıcılarla aktarım güvenceleri, çerez envanteri ve kayıtların saklama uygulamaları doğrulanarak nihai metin tamamlanacaktır.

Veri kategorileri ve toplama yöntemi

Veriler, web sitesi formları ve e-posta yoluyla elektronik ortamda, kısmen veya tamamen otomatik yöntemlerle elde edilir. Bir veri kayıt sisteminin parçası hâline gelen başvuru yazışmaları da bu kapsamdadır. İletişim ve proje formu bilgileri Flamingo ile web sitesi veritabanına kaydedilir; başvuru ve varsa ekler kurumsal e-posta ile iletilir. Bültenin e-posta ve izin kayıtları Fluent Forms ile aynı web sitesi altyapısında tutulur.

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta; isteğe bağlı telefon ve firma/otel bilgileri.
• Talep ve proje: başvuru türü, proje lokasyonu, mesaj; isteğe bağlı proje adı, takvim ve uzmanlık alanı tercihleri.
• Dosya içeriği: sizin eklediğiniz plan, ihtiyaç listesi veya referans belgelerinde bulunan başvuruyla ilgili bilgiler.
• Bülten tercihi: e-posta adresi ve pazarlama iletişimi tercihinin kaydı.
• Teknik kullanım: IP, tarayıcı/cihaz ve bağlantı bilgileri; çerez süreçleri ayrı metinde açıklanır.

Amaç ve hukuki sebep eşleştirmesi

Bir bilginin isteğe bağlı gönderilmesi, onu her amaçla kullanmak için açık rıza verildiği anlamına gelmez. İletişim formuyla bülten aboneliği birbirinden ayrıdır.

Aktarım amaçları ve alıcı grupları

• Web / e-posta hizmet sağlayıcısı Hostinger: sitenin barındırılması, başvuruların alınması ve e-posta iletilmesi için.
• İlgili şirket birimleri: başvurunun konusu doğrultusunda değerlendirme ve yanıt için görev kapsamında erişim.
• Yetkili kamu kurumları: geçerli bir kanuni yükümlülük veya hukuka uygun talep kapsamında.
• Hukuk ve diğer profesyonel danışmanlar: somut bir hukuki yükümlülük veya hak arama sürecinde gerektiği ölçüde.
• Harici web hizmeti sağlayıcıları: güvenlik, yazı tipi, harita, analiz ve reklam işlevlerine ilişkin teknik veriler için; hizmetler ayrı çerez metninde açıklanır.

Başvurunun değerlendirilmesi dışında başka bir iş ortağına veya uzmana kişisel veri aktarımı gerektiren yeni bir süreç oluşursa, ilgili aktarımın amacı ve alıcısı hakkında ayrıca bilgilendirme yapılır.

Yurt dışındaki altyapı

Web sitemiz ile kurumsal e-posta altyapımız Hostinger üzerinden Amerika Birleşik Devletleri’nde barındırılmaktadır. Dolayısıyla web sitesi kayıtları, form başvuruları, e-posta içerikleri ve gönderdiğiniz eklerin bu altyapıda işlenmesi yurt dışına aktarım niteliği taşır.

Form güvenliğinde kullanılan Cloudflare Turnstile; IP adresi, tarayıcı ve bağlantıya ilişkin teknik sinyalleri Cloudflare hizmetine iletir. Google yazı tipleri ve analiz/reklam hizmetleri de kendi işlevleri kapsamında yurt dışındaki hizmet altyapılarında teknik veri işleyebilir. Bu hizmetlerin işlevi ve ziyaretçi tercihleri Çerez ve Benzer Teknolojiler Aydınlatma Metni kapsamında ayrıca açıklanır.

Yurt dışına aktarımın hukuki dayanağı, ilgili kişisel veri işleme şartı ile Kanun’un 9. maddesindeki aktarım rejimi birlikte değerlendirilerek belirlenir. Bir hizmet sağlayıcısının genel veri işleme sözleşmesinin bulunması, tek başına Türk mevzuatındaki aktarım güvencesinin sağlandığı anlamına gelmez.

Saklama ölçütleri

Veriler, ilgili süreç için gerekli süre ve uygulanabilir kanuni saklama yükümlülükleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Başvurunun devam edip etmediği, sözleşme ilişkisi ve hukuki bir talebe konu olup olmadığı saklama değerlendirmesinde belirleyicidir.

Bülten tercihini geri almak, pazarlama gönderimlerinin durdurulmasını sağlar. İptalin uygulanması ve rıza/iptal işleminin ispatı için gerekli kayıtlar, bu sınırlı amaç ve uygulanabilir hukuki yükümlülükler kapsamında ayrıca değerlendirilir.

İlgili kişi hakları

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek; işlenmişse bilgi istemek.
• İşleme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek.
• Yurt içinde ve yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek.
• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini istemek.
• Kanun’un 7. maddesindeki koşullarda silme veya yok etme talep etmek.
• Düzeltme, silme veya yok etmenin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek.
• Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç oluşmasına itiraz etmek.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etmek.

Haklarınızı kullanma ve başvuru

Taleplerinizi şirket adresimize yazılı olarak iletebilir veya bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@otelsan.com.tr adresine gönderebilirsiniz. Güvenli elektronik imza veya mobil imzayla başvuru da ilgili mevzuat çerçevesinde mümkündür.

Başvuruda ad ve soyadınız; yazılı başvurularda imzanız; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligat adresiniz; varsa e-posta, telefon ve faks bilgileriniz ile talebiniz bulunmalıdır. Konuya ilişkin belgeleri, talebin değerlendirilmesi için gerekli ölçüde ekleyebilirsiniz.

Kimlik bilgilerinizin gerekli olmadığı genel iletişim veya proje formlarına kimlik belgesi yüklemeyin. Başvurunun size ait olduğunu doğrulamak için gereken bilgiler başvuru sürecinde ayrıca ele alınır.

Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Nihai yanıt, kabul edilen işlemler veya ret gerekçeleri belirtilerek yazılı olarak ya da elektronik ortamda iletilir; yalnızca telefonla bilgi verilmesi nihai yanıtın yerine geçmez. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulun belirlediği tarifeye göre ücret alınabilir. Ret, yetersiz yanıt veya süresinde yanıt verilmeme durumlarında Kanun’daki şikâyet haklarınız saklıdır.

İlgili bilgilendirmeler